Suchen statt Wühlen: Volltextsuche, OCR und Metadaten liefern benötigte Dokumente in Sekunden – im Büro oder mobil.
Versionierung, Rechte und Protokolle sorgen für nachvollziehbare Ablagen und rechtssichere Aufbewahrung – ohne Schatten-IT.
Freigaben, Erinnerungen und Vorlagen laufen automatisiert. Das verkürzt Durchlaufzeiten spürbar und reduziert Fehlerquellen.
In vielen KMU sind Angebote, Lieferscheine und E-Mails verstreut. Das führt zu langsamen Freigaben, Versionschaos, doppelten Ablagen und fehlender Transparenz. Mitarbeitende suchen statt zu arbeiten – und durch Schatten-IT sowie unklare Zuständigkeiten entstehen unnötige Risiken.
Deshalb setzen wir genau dort an:
Wir übernehmen den gesamten Prozess – von Analyse und Strukturaufbau über Rechtekonzepte bis hin zu Migration, Schulung und Betreuung. So landet jedes Dokument am richtigen Ort, ist sofort auffindbar und folgt klaren Regeln – für Teams und Geschäftsführung gleichermaßen.
Monitoring, Sicherheit und Skalierung – als durchgängiger Prozess
Damit Ihre Dokumentenprozesse reibungslos und sicher ablaufen, setzen wir auf eine leistungsfähige DMS-Plattform mit integriertem Agent oder Connector – beispielsweise für Fileserver, Microsoft 365 oder Scanner. Im laufenden Betrieb werden zentrale Systemkomponenten wie Index- und OCR-Jobs, Speichernutzung, Daten-Durchsatz sowie SLA-relevante Dienste kontinuierlich überwacht. Auch Fehlversuche bleiben nicht unbemerkt.
Hinter den Kulissen sorgen automatisierte Abläufe dafür, dass Dokumente korrekt benannt, am richtigen Ort abgelegt, mit den passenden Tags versehen und gemäß definierter Aufbewahrungsfristen verarbeitet werden. Selbst Freigabeprozesse folgen klaren Eskalationsregeln – ganz ohne manuelle Nachverfolgung.
Treten dennoch Störungen auf – etwa durch fehlerhafte OCR-Erkennungen, überfüllte Speicher oder fehlgeschlagene Dateiimporte – erstellt das System automatisch ein Ticket. Dieses wird von uns analysiert, nach Auswirkung priorisiert und an die zuständigen Personen kommuniziert. Falls nötig, greifen wir aktiv ein und halten dabei stets die vereinbarten Reaktionszeiten gemäß Ihrem Service-Level ein.
Auch für die IT-Sicherheit und Systemstabilität ist gesorgt: Wir patchen sämtliche Betriebssysteme und DMS-Komponenten – von Windows-Servern über Linux-Dienste und Datenbanken bis hin zu DMS-Apps und Schnittstellen zu Office oder Scannern. Alle Updates werden vorab getestet, freigegeben und in geplanten Wartungsfenstern eingespielt – inklusive Rollback-Option, sollte es zu Problemen kommen. So minimieren wir das Risiko von Ausfällen und Sicherheitslücken deutlich.
Unsere Betreuung erfolgt in der Regel per verschlüsseltem Fernzugriff, sodass wir schnell und effizient handeln können. Sämtliche Eingriffe werden dokumentiert und sind anhand der Change-Historie jederzeit nachvollziehbar. Zusätzlich erhält Ihr Management regelmäßige Berichte mit Einblicken zu Nutzung, Durchlaufzeiten, offenen Freigaben, Speicherstatus und der Einhaltung relevanter Compliance-Vorgaben.
Am Ende profitieren Sie von einem stabilen Tagesgeschäft, reduzierten Fehlerquoten und planbaren Kosten. Die Lösung wächst dabei flexibel mit Ihrem Unternehmen – ob Sie mit einer Abteilung starten oder den Rollout im gesamten Unternehmen planen. Ob On-Premises, hybrid oder vollständig in der Cloud: Ihr Dokumentenmanagement passt sich Ihren Anforderungen an.
Persönlich, schnell und abgestimmt auf Ihre IT.
Wir zeigen Ihnen live, wie Ihr Dokumentenfluss einfacher wird.
